Paperarchiver - Online Dokumentation

1. Installation
   
   1. paperarchiver_installer.zip entpacken und ausführen
   2. Installationsordner auswählen und Vollständige Installation auswählen
      Bei einem Update muss der gleiche Ordner ausgewählt werden in welchem Paperarchiver
      bereits installiert wurde. Ist aber in der Regel schon eingestellt. Vorher sollte eine Sicherung des
      Archivordners Daten durchgeführt werden.
   3. Nach Klicken auf Weiter wird die Installation ausgeführt und die Software im
      angegebenen Verzeichnis installiert
   4. Nach der Installation wird automatisch die Software gestartet

    

2. Erster Programmstart (nach der Installation)
   
   1. Es erscheint ein Dialogfenster für die Systemeinstellungen
      
   2. Im Feld Archiv Ordner wird das Verzeichnis ausgewählt, in welchem die Archivdateien
      (Archive) gespeichert werden.
      Diese Einstellung kann später unter Verwaltung->Einstellungen geändert werden.
      Allerdings müssen dann neue Archive erstellt werden. Und auf vorhandene Archive, kann
      nur nach Änderung auf das ursprüngliche Verzeichnis, wieder zugegriffen werden.
      
   3. Im Feld Administrator Passwort und im Feld Administrator Passwort (Prüfung), wird
      das Kennwort für den Benutzer Administrator festgelegt. Dieses Kennwort kann später in
      der Benutzerverwaltung geändert werden.
      
      (Wichtig! Das Passwort darf niemals vergessen werden!)
      * Es gilt Passwortverlust = Datenverlust! Datensicherheit kann halt nur nach diesem Motto
      gewährleistet werden. Am Besten regelmäßig Datensicherungen ausführen, somit kann auch
      die Benutzerdatenbank im Notfall mit einem noch bekannten Passwort wiederhergestellt
      werden, wenn dieses später geändert und vergessen wurde.
      
   4. Nach Klicken auf 'Übernehmen' werden automatisch zwei Archive (Privat + Geschäftlich)
      angelegt, wenn diese in diesem Verzeichnis noch nicht existieren.

    

3. Die Benutzeroberfläche
   
   
   1. Menüleiste
      1. Archive
         
         1. Archivsuche -> Öffnet die Standardansicht zur Archivsuche
         2. Anwendung Beenden
            
            
      2. Verwaltung
         
         1. Einstellungen-> Festlegung des Archiv Ordners
            
         2. Benutzerverwaltung->Anlegen/Ändern von Gruppen und Benutzern
            *Neue Benutzer müssen in Gruppen aufgenommen werden, um Berechtigungen auf
            Archive zu erhalten. Archivberechtigungen werden nur Benutzergruppen zugeteilt
            
            
         3. Archivdatenbank Komprimieren-> Beim Ändern und Löschen von Dokumenten
            bleiben Einträge in der Archivdatenbank solange enthalten, bis eine Komprimierung
            durchgeführt wird. Solange sind die Einträge als gelöscht markiert und werden nicht
            angezeigt. Eine Komprimierung ist eine Restrukturierung der Archivdatenbank und darf nicht
            unterbrochen werden. Die Schnelligkeit bei Abfragen/Suche kann hiermit beschleunigt
            werden
            
            
   2. Archivliste-> Beinhaltet die bei der Installation angelegten Archive (Privat + Geschäftlich) sowie
      Neue Archive
      
      Die beiden Archive (Privat + Geschäftlich) werden immer dann neu angelegt, wenn diese nach der
      Auswahl des Archiv Ordners in diesem nicht vorhanden sind. Bei Nicht Bedarf können diese auch
      gelöscht werden.
      
      
   3. Popupmenü (rechte Maustaste) der Archivliste
      
      1. Dokument hinzufügen-> Erstellt ein neues Archivdokument und öffnet das Dialogfenster
         für die Herkunft der Dokumentseiten (Scanner oder Grafikdateien)
      2. Beim Scanvorgang wird automatisch Office Document Imaging OCR aufgerufen. Dieses Feature
         muß bei der MS-Office Installation extra ausgewählt werden. Eine fehlerhafte oder unvollständige
         MS-Office Installation kann einen Fehler beim Scannen oder Dateiimport führen. Systeme ohne
         MS-Office sind natürlich nicht betroffen.
         
      3. Neues Archiv erstellen->erstellt ein neues Archiv im unter Einstellungen festgelegten
         Archivordner und öffnet das Dialogfenster für die Einstellungen des Archives
         
      4. Archiv Löschen-> Löscht das markierte Archiv und alle darin enthaltenen Dokumente
         und Seiten
         
      5. Archiv Eigenschaften-> Öffnet das Dialogfenster für die Einstellungen des markierten Archives
         
      6. Kategorie löschen->löscht die im Archiv markierte Kategorie insofern diese keine Unterkategorien
         beinhaltet *Kategorien werden automatisch beim Erstellen von Dokumenten hinzugefügt und
         können wiederum bei der Erstellung anderer Dokumente ausgewählt werden
         
         
   4. Archivsuche
      
      
      
      1. Stichwortsuche->Suchbegriffe für die Suche in Archiven (Joker * alle Dokumente auflisten)
      2. Und/Oder Verknüpfung -> bei 'Und' müssen alle Stichworte im Dokument enthalten sein/bei 'Oder' reicht ein Stichwort zur Auflistung in der Dokumentliste
      3. Archivauswahl->Alle Archive = Suche in allen Archiven (Archivliste) oder das jeweils ausgewählte Archiv
      4. Zeitraum Von-Bis-> entspricht dem Datum, welches unter Dokument Eigenschaften angegeben wurde
         
         
   5. Archiv Eigenschaften
      
      
      1. Bezeichnung->Bezeichnung des Archives
      2. Beschreibung->genauere Beschreibung des Archives bezüglich enthaltener Dokumente
      3. Benutzergruppen->Archivberechtigungen werden an Gruppen vergeben, also müssen
         Benutzer in der Benutzerverwaltung angelegt und in Gruppen eingefügt werden, um
         Berechtigungen auf Archive zu erhalten
      4. Berechtigungen->Lesen/Hinzufügen/Vollzugriff (Löschen, Lesen, Hinzufügen und Archivverwaltung)
         
         
   6. Benutzerverwaltung
      
      
      
      
      1. Benutzer->Neu-> Anlegen eines Neuen Benutzers
      2. Benutzer->Eigenschaften-> Ändern der Eigenschaften des ausgewählten Benutzers
      3. Benutzer->Löschen->Löschen des ausgewählten Benutzers
         (Administrator kann nicht gelöscht werden)
      4. Benutzername/Passwort->wird beim Anmelden abgefragt
      5. Passwort Wiederholung->dient zur Überprüfung ob das Passwort auch richtig eingegeben wurde
      6. Benutzergruppen->Verfügbare Gruppen->Listet alle bereits angelegten Gruppen auf
      7. Benutzergruppen->Verfügbare Gruppen->Taste (Entf)->löscht ausgewählte Gruppe und alle
         Berechtigungen
      8. Benutzergruppe Hinzufügen->+->erstellt die im Feld (Benutzergruppe Hinzufügen) angegebene Gruppe, wenn diese noch nicht existiert
         *Benutzer müssen Gruppen hinzugefügt werden, weil nur Gruppen an Gruppen Archivberechtigungen
         vergeben weren/Archivberechtigungen werden unter Archiveigenschaften an Gruppen vergeben
         (Archivliste rechte Maustaste)
         
         
   7. Hinzufügen von Dokumenten->in Archivliste Archiv auswählen und auf Symbol Scanner klicken
      
      
      
      
      1. Dokument von Scanner holen->Vom unter Scannerauswahl festgelgten Scanner, wird
         eine Seite eingescannt (Graustufen am effektivsten)
      2. Dokument aus einer Datei importieren->es wird eine Seite aus einer bestehenden
         Grafikdatei generiert
      3. Weiter->Ausführung des Scanvorgangs o. Grafikimport
         * nach Ausführung Aufforderung zum weiteren Hinzufügen von Seiten oder Übernahme in Dokument
         
         
         
      4. Schliessen->Beendet den Ablauf Hinzufügen neuer Seiten
         * nicht beendete Vorgänge werden dabei nicht gespeichert
         * neue Seiten werden erst im Dialogfenster Dokument Eigenschaften als Dokument/Seiten gespeichert
         
         
   8. Dokument Eigenschaften
      
      
      
      Übernehmen->Erstellt oder Ändert ein Dokument
      * Neue gescannte/importierte Seiten werden jetzt im Dokument gespeichert
      Abbrechen-> Beendet den Änderungsvorgang ohne Übernahme der Änderungen
      * Neue eingescannte/importierte Seiten werden nicht gespeichert
      Kategorien/Unterkategorien -> Die Trennung von Hauptkategorien und Unterkategorien erfolgt automatisch
      durch das Trennzeichen '/' Bsp. Versicherungen/Allgemein/KFZ ergibt in der Archivliste
      
      Versicherungen
                               Allgemein
                                              KFZ
      
      
   9. Datensicherung
      
      
      Es sollten regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden um Verlußte der Daten zu vermeiden im
      Falle eines Hardware oder Systemfehlers. Der Archivordner muß dafür vollständig kopiert oder auf CD/DVD gebrannt werden. Der Archivordner ist unter Optionen festgelegt.
      
      
   10. Daten Wiederherstellung
       
       
       Daten können jederzeit durch überschreiben des Archivordners von einer vorherigen Kopie aus einem
       Ordner oder von einer CD/DVD wiederhergestellt werden. Vorsicht! Die Daten im Archivordner werden
       hierbei überschrieben und sind nicht wiederherstellbar. Am besten nur bei Passwortverlußt die Daten wiederherstellen.